Tipps & Tricks Outlook 2003

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MS Word 2003 - Tipps & Tricks

Word_01	Hilfreiche Tastenkombinationen in Word
<Strg> + <o>	Datei öffnen
<Strg> + <s>	Datei speichern
<Strg> + <p>	Datei drucken
<Strg> + <z>	letzte Aktion rückgängig
<Strg >+ <y>	letzte Aktion wiederholen
<Strg> + <a >	alles markieren
<Strg >+ <F4>	Datei schließen
<Alt> + <F4 >	Word beenden
<F12>	Datei speichern unter
<Strg> + <Pos1>	zum Textanfang
<Strg> + <Ende>	zum Textende
[Strg] + [<]	kleinere Schriftart
[Strg] + [Shift] + [>]	größere Schriftart
<Strg> + <F10>	Fenster von Word
<Strg> + <F10>	Vollbildschirm von Word
<F7 >	Wörterbuch starten [zurück]

Word_02

Alle Dokumente schließen und speichern

Problem:

Sie haben mehrere Dokumente geöffnet und bearbeitet. Nun sollen alle Dokumente so schnell wie möglich geschlossen werden.

Lösung:

Halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie auf das Menü Datei-Schließen. Der Menüpunkt Schließen hat sich durch das Drücken der Umschalttaste in Alles Schließen geändert.

Die Dokumente werden allerdings erst geschlossen, wenn die eventuell gestellte Frage nach dem Speichern beantwortet wurde.

Schneller:

Noch schneller geht es, wenn man statt Schließen sofort die Option Speichern wählt. Dazu drückt man ebenfalls die Umschalttaste und klickt auf Alles Speichern.

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Word_03

Individuelle Dateiablage

Problem:

Grundsätzlich werden alle Dateien beim Speichern im Ordner Eigene Dateien abgelegt, der beim Installieren des Betriebssystems automatisch generiert wird. Sie wissen natürlich, wie man unterhalb von Eigene Dateien Ordner anlegt, die auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Beim Speichern eines Dokumentes müssen Sie dann immer diesen Ordner öffnen, bevor Ihre Datei zur Ruhe kommt.

Vielleicht haben Sie auch eine große Festplatte, die in verschiedene Partitionen unterteilt ist? Dann wäre es sowieso besser, auf einem Laufwerk zu speichern, das nur für Ihre Daten vorgesehen ist.

Nehmen wir einmal an, dass Sie Ihre Word-Dokumente auf dem Laufwerk D:\ im Ordner Schriftverkehr ablegen möchten.

Lösung:

Wechseln Sie zum Laufwerk D:\ und legen Sie den Ordner Schriftverkehr an. Danach rufen Sie den Menüpunkt Extras-Optionen auf, und zwar die Registerkarte Dateiablage. Markieren Sie die Dateiart Dokumente und klicken Sie auf den Schalter Ändern. Im nachfolgenden Fenster Speicherort bearbeiten suchen Sie den Ordner Schriftverkehr, wählen ihn mit einem Doppelklick aus und bestätigen mit <OK>.

Ergebnis: Beim nächsten Speichern eines Word-Dokumentes öffnet sich automatisch der von Ihnen vorgesehene Standardordner D:\Schriftverkehr.

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Word_04

Mehrfachmarkierungen ab Word XP

Word XP mit etwas aufwarten, auf das alle Anwender schon lange gewartet haben: Mehrfachmarkierungen. Man kann tatsächlich an mehreren Textstellen Markierungen anbringen, um eine gemeinsame Formatierung vorzunehmen.

So wird es gemacht:

Halten Sie die Taste <Strg> gedrückt und markieren Sie mit der Maus nacheinander mehrere Wörter bzw. Textstellen in verschiedenen Absätzen.
Lassen Sie die Taste <Strg> los; alle Markierungen bleiben erhalten.
Die gewünschte Formatierung wird gewählt. Sie erscheint gleichzeitig auf allen markierten Textteilen.

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Word_05

E-Mail versenden mit Word

Problem:

Sie haben mit MS-Word eine wichtige Information verfasst und überlegen, wie Sie diese so schnell wie möglich dem Empfänger übermitteln können.

Lösung:

Wählen Sie bei Word bzw. Excel im Menü Datei die Option Senden an E-Mail-Empfänger (als Anlage).

Sofort verwandelt sich das Word-Fenster in ein E-Mail-Formular, sofern Sie MS-Outlook oder Outlook Express als Mail-Programm eingerichtet haben. Sie sehen im Arbeitsbildschirm Ihre Information und müssen nur noch die Schalter An ... und Betreff ausfüllen. Dann geht die Post ab durch einen Klick auf den Schalter [Senden] bzw. mit der Tastenkombination <Alt> + <s>.

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Word_06

Formel für Folgeseiten

Problem:

Auf der ersten Seite eines Briefes sollen unten rechts Punkte für
Folgeseiten eingegeben werden.

Auf der letzten Seite dürfen aber keine Punkte mehr erscheinen.

Lösung
bei Word 97:

Die folgende Formel muss in die Fußzeile eingegeben werden:

{ Wenn {Seite } = {Anzseiten }" ""..."}

Dabei müssen die geschweiften Klammern mit der Tastenkombination
<Strg> + <F9> erzeugt werden.

Mit der Tastenkombination <Alt> + <F9> schaltet man zwischen der
Anzeige der Seitenzahl und der Feldbezeichnung um.

Hinweis:

Abhängig von den eventuellen Service-Packs von MS Office 97 sind noch folgende Möglichkeiten bekannt:

{ Wenn {Seite } = {Anzseiten }""..."}

{ Wenn {Seite } = {Anzseiten }" ...""}

{ Wenn {Seite } = {Anzseiten }""...""}

Lösung
ab Word 2000:

Menü Ansicht-Kopf- und Fußzeilen aufrufen
Bei AutoText die Option Folgeseiten ... wählen.
Das ist alles!

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Word_07

Seitenzahl ab der dritten Seite unten rechts

Problem:

Sie erstellen ein Dokument, bei dem erst ab Seite 3 die Seitennummerierung erscheinen soll, und zwar in der Fußzeile rechts.

Lösung:

Die Seiten 1 und Seite 2 werden ohne Seitennummerierung erstellt.

Am Ende der Seite 2 fügen Sie einen Abschnittswechsel ein über das Menü Einfügen-Manueller Umbruch-Abschnittswechsel-Nächste Seite.

Auf der 3. Seite wird die Kopf- und Fusszeile aufgerufen und zur Fußzeile gewechselt.

-	in Kopf- und Fußzeilensymbolleiste Schalter Verknüpfung zum Vorherigen deaktivieren
-	Tastenkombination <Shift> + <Alt> + <p> drücken oder
-	rechts vom Schalter AutoText einfügen ... das erste Symbol anklicken
Ergebnis: Die Seitenzahl 3 erscheint. Sie muss nur noch rechtsbündig formatiert werden. Hinweis: Der Begriff Verknüpfung zum Vorherigen gehört zur Word-Version 2003. - Die früheren Versionen von Word nannten diesen Punkt Wie vorherige. [zurück]

Word_08

Überflüssige Spalte oder Zeile löschen mit der Backspace-Taste

Problem:

Sie haben eine Tabelle mit mehreren Spalten und Zeilen erstellt und merken erst später, dass einige von diesen Spalten und Zeilen überflüssig sind. Über das Menü Tabelle lässt sich diese Aufgabe einfach bewältigen, aber mit dem folgenden Trick geht es schneller:

Lösung:

- Markieren Sie die zu löschende Spalte oder Zeile

- und drücken Sie die Taste Backspace (= Rücktaste).

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Word_09

Hyperlinks einfügen

Ein Hyperlink oder auch ein Link ist ein Querverweis auf eine Datei auf der eigenen Festplatte, eine Adresse im Internet oder im Intranet des Unternehmens sein.

Ein Hyperlink wird standardmäßig blau und unterstrichen angezeigt. Durch Klicken auf diesen Hyperlink springt der Benutzer an die als Link eingegebene Adresse.

Hyperlink zu einer anderen Datei auf der Festplatte

Auf der Festplatte gibt es die Datei beispiel.doc. Zu dieser Datei soll in einem anderen Dokument ein Hyperlink erstellt werden.

Auf der Festplatte gibt es die Datei beispiel.doc. Zu dieser Datei soll in einem anderen Dokument ein Hyperlink erstellt werden.
Cursor an der Stelle platzieren, an der ein Hyperlink zu beispiel.doc eingefügt werden soll.
Menü Einfügen-Hyperlink aufrufen oder entsprechendes Symbol anklicken bzw. Tasten <Strg> und <k> anschlagen.
Pfad zur Datei schreiben oder auf den Schalter <Durchsuchen> klicken, Datei auswählen, danach mit <OK> bestätigen.
Zeigt die Maus auf den Link, erscheint eine kleine Hand. Das ist das Symbol für den Verweis. Durch Klicken auf diesen Link wird die entsprechende Datei geöffnet.
Über das Symbol <Zurück> auf der Web-Symbolleiste kehrt man zum Ausgangsdokument zurück

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Word_10

Hyperlink zu einer Internetseite

Man gibt die gewünschte URL (die Internetadresse) im Dokument ein.
Nach einem Leerzeichen erscheint diese Adresse unterstrichen und blau formatiert.
Beim Darüberfahren mit der Maus zeigt sich eine Hand, das Symbol für einen Link.
Ist der Computer entsprechend eingerichtet, erscheint beim Klicken die entsprechende Webseite.

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Word_11

Zeichungsbereich deaktivieren in Word 2002/2003

Problem:
Seit Word 2002 (XP) erscheint standardmäßig ein so genannter Zeichnungsbereich, wenn man eine AutoForm erstellen möchte. In diesem Bereich lassen sich mehrere Grafiken bzw. AutoFormen gruppieren. Der Beliebtheitsgrad dieses Zeichnungsbereichs ist allerdings nicht sehr hoch, die meisten Anwender suchen nach einer Möglichkeit, ihn abzuschalten.

Lösung:
Öffnen Sie das Menü Extras-Optionen und wählen Sie das Register Ansicht. Dort entfernen Sie den Haken vor der Option "Automatisch beim Einfügen von Autoformen einen neuen Zeichnungsbereich erzeugen". Wenn Sie nun noch Ihre Aktion bestätigen, werden Sie künftig keinen Ärger mehr mit dem unerwünschten Zeichnungsbereich haben.

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Word_12

Maßeinheit einstellen

Mitunter sind die Absatzformate Abstand vor und Abstand nach in Pixel angegeben. Das ist in unseren Breitengraden nicht immer erwünscht. Über das Menü Extras-Optionen, Register Ansicht, lässt sich die erforderliche Maßeinheit problemlos einstellen.

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Word_13	Muster für Logo auf dem Briefkopf
	- Firmenlogo nur auf der ersten Seite - Bankverbindung als Fußzeile nur auf der ersten Seite - Seitennummerierung fortlaufend ab der zweiten Seite unten rechts
1.	Menü Ansicht-Kopf- und Fußzeile aufrufen Symbol Seite einrichten wählen <Erste Seite anders> anklicken, <OK>
2.	Firmenlogo als Kopfzeile eingeben, zur Fußzeile wechseln
3.	Bankverbindung als Fußzeile eingeben, <Schließen>
4.	Menü Einfügen-Seitenzahlen aufrufen <Position: Seitenende (Fußzeile)> und <Ausrichtung: rechts> wählen <Auf erster Seite> deaktivieren, falls angekreuzt
5.	Menü Format wählen, Seitenzahlen-Format wählen <Beginnen mit 1>, <OK>
6.	Mehrmals <Return> drücken und anschließend Menü Einfügen-Manueller Wechsel-Seitenwechsel wählen, <OK>
7.	Der Cursor erscheint automatisch auf der zweiten Seite. Die Ziffer 2 wird doppelgeklickt. Dadurch öffnet sich der Fußzeilenausschnitt und die Form der Paginierung kann geändert werden.
8.	Dieses Dokument sollte als Dokumentvorlage gespeichert werden.
	[zurück]
Word_14	Immer Großbuchstabe?
Problem: Lösung:	Sie sind ganz sicher, dass Sie in der neuen Zeile mit einem kleinen Buchstaben begonnen haben, doch das Ergebnis ist ein Großbuchstabe. Rufen Sie das Menü Extras-AutoKorrektur-Optionen auf. Deaktivieren Sie den Haken vor Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen und vor Jede Tabellenzelle mit einem Großbuchstaben beginnen.
	[zurück]
Word_15	AutoAusfüllen-Vorschläge anzeigen/nicht anzeigen
	Nicht jeder mag die AutoAusfüllen-Vorschläge. Beim Eingeben eines Datums kann es sehr lästig sein, wenn plötzlich die Jahreszahl noch einmal erscheint. Menü Einfügen-AutoText-AutoText aufrufen: sollen AutoAusfüllen-Vorschläge angezeigt werden, bleibt der Haken sind keine AutoAusfüllen-Vorschläge erwünscht, muss der Haken deaktiviert werden [zurück]
Word_16	Lesemodus
	Die Ansicht Lesemoduslayout optimiert (angeblich) das Leseerlebnis eines Dokumentes. Es sind dabei nur die Symbolleisten für den Lesemoduslayout und die Überarbeitung eingeblendet. Öffnet man ein Word-Dokument, das man als E-Mail-Anlage empfangen hat, wechselt Word automatisch in die Lesemoduslayout-Ansicht. Ist dies nicht gewünscht, deaktiviert man im Dialogfgeld Extras-Optionen, Registerkarte Allgemein das Kontrollkästchen in Start in Leseansicht zulassen. Hinweis: Der Text kann auch im Lesemodus eines Dokumentes verändert werden [zurück]
Word_17	Dokumentstruktur
	Die Dokumentstruktur ist ein senkrechter Ausschnitt am linken Rand des Dokumentfensters. Sie zeigt die Struktur (= alle Gliederungspunkte) des Dokumentes als Hyperlink an. Klickt man mit der Maus auf einen angezeigten Gliederungspunkt, wird dieser sofort rechts im Bildschirm angezeigt. Die Ansicht Dokumentstruktur wird über das Menü Ansicht aktiviert/deaktiviert. [zurück]
Word_18	Automatische Nummerierung deaktivieren
Problem: Lösung:	Die automatische Nummerierung stört oft. Ohne sie lassen sich Textpassagen in Word viel einfacher nummerieren. Zum Deaktivieren dieser Funktion wählt man: Extras-AutoKorrektur-Optionen Register AutoFormat während der Eingabe deaktivieren: - automatische Aufzählung - automatische Nummerierung Damit es auch sicher klappt, muss man außerdem noch das Register AutoFormat aufrufen und dort ebenfalls den Haken vor Automatische Aufzählung entfernen. [zurück]
Word_19	Nummerierungen untereinander
Problem: Lösung:	Bei einer Nummerierung über die Ziffer 9 hinaus werden die Einerstellen nicht untereinander angezeigt. Die Einstellungen für eine Nummerierung werden über das Menü Format-Nummerierungen und Aufzählungen mithilfe des Schalters Anpassen festgelegt. Bei Nummernposition wird Rechts eingegeben. Eventuell kann man die Ausrichtung noch auf 0,51 cm setzen. 1. Lisa 2. Frieda 3. Veronika 4. Eberhard 5. Thomas 6. Sieglinde 7. Brunhilde 8. Gerlinde 9. Helmut 10. Hartmut 11. Franz 12. Frieda [zurück]
Word_20	Formatvorlagen nicht mitverfolgen
Problem: Lösung:	In Word 2003 ist es so, dass standardmäßig alle Formate, die der Anwender in seinem Dokument verschiedenen Textstellen zuweist, automatisch in der Leiste Formatvorlagen gespeichert werden. Öffnet man das Symbol Standard, um einer markierten Textstelle ein Format zuzuweisen, sieht man zumeist eine unübersichtliche Liste aller bereits im Dokument vorhandenen Formate. Dieses Übel lässt sich abschalten, indem man im Menü Extras-Optionen, Register Barbeiten, die Option Formatierung mitverfolgen deaktiviert. [zurück]

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